Jak zaplanować działalność gospodarczą
Do rozpoczęcia działalności gospodarczej warto się dobrze przygotować i przyjrzeć rynkowi, na którym chcemy działać. To zwiększy szanse na sukces i będzie procentować w kolejnych etapach działalności firmy
Samo założenie działalności gospodarczej jest nieskomplikowane. Można to zrobić przez internet, o ile posiadamy Profil Zaufany (PZ to rodzaj elektronicznego dokumentu tożsamości, używanego przez administrację państwową). Do jego potwierdzenia jeszcze niedawno była konieczna wizyta w urzędzie, obecnie potwierdzenie można uzyskać z poziomu bankowości internetowej niektórych banków.
Po zalogowaniu się do systemu ePUAP (zarządzanego przez Ministerstwo Cyfryzacji) wybieramy zakładkę dotyczącą działalności gospodarczej i wypełniamy wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli do spisu przedsiębiorców będących osobami fizycznymi.
Po wysłaniu wniosku stajemy się oficjalnie osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Konieczne jest jeszcze wypełnienie wniosków do ZUS – aby zgłosić się do ubezpieczenia (oznacza to wizytę w najbliższej placówce ZUS albo wypełnienie formularza w internecie). Ponadto, jeśli zdecydowaliśmy się zostać płatnikiem VAT, musimy zgłosić ten fakt w urzędzie skarbowym (można to zrobić osobiście lub wysłać informację pocztą).
Przez internet można także założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Warunkiem jest skorzystanie ze standardowej umowy wspólników, dostępnej na stronach Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli jednak chcemy się posłużyć innym wzorem umów, nie obejdzie się bez wizyty u notariusza.
Rozpoczynanie działalności gospodarczej od rejestracji firmy czy założenia spółki nie jest jednak najlepszym pomysłem. Przede wszystkim dlatego, że zaczniemy generować pewne koszty (składki na ZUS musimy płacić bez względu na to, czy uzyskujemy przychody czy nie). Założenie spółki z o.o. też wymusza na nas płacenie składek (przy jednoosobowych spółkach obowiązują takie zasady ich płacenia jak przy działalności gospodarczej), poza tym musimy wydać 5 tys. zł na kapitał założycielski oraz zapewnić sobie dodatkowe środki na wpisy do rejestrów czy usługi notarialne. Dlatego każdemu, kto chce uruchomić firmę, zaleca się, aby zaczął od poświęcenia wieczoru na opracowanie planu działalności.
Stworzenie takiego nieformalnego – bo przeznaczonego wyłącznie dla nas – biznesplanu należy zacząć od spisania informacji o tym, co chcemy robić, dla kogo przeznaczone będą nasze usługi czy produkty, na jakim rynku chcemy operować, co jest – według nas – istotną przewagą, która daje szanse naszej firmie na sukces, gdzie widzimy zagrożenia. Warto oszacować potrzeby kapitałowe naszej firmy oraz spróbować wyobrazić sobie, jak ona się rozrośnie w ciągu roku i kolejnych dwóch lat.
Przy konstrukcji takiego pierwotnego biznesplanu trzeba pamiętać, że to, jak odpowiemy na zadane sobie pytania, ma znaczenie biznesowe. Przykładowo – jeśli decydujemy się na produkcję, to musimy zgromadzić znaczny kapitał na zakup m.in. surowców lub podzespołów do produkcji, zatrudnienie i przeszkolenie pracowników, wyposażyć firmę w maszyny i urządzenia oraz miejsca, w którym tę produkcję zorganizujemy, a w końcu w jakiś sposób sprzedać nasz produkt.
Kolejną kwestią wymagającą zorganizowania jest znalezienie odbiorców. Nieco inaczej należy działać, gdy produkty przeznaczone są dla odbiorców detalicznych, a inaczej, kiedy chcemy nawiązać współpracę z innymi firmami. W obu przypadkach jednak warto się rozejrzeć, na jaką dystrybucję można liczyć i jakie będzie ona generować koszty.
Zwykle mniejsze potrzeby kapitałowe wiążą się z usługami, choć tak naprawdę dużo zależy od tego, czym dokładnie chcemy się zajmować. Na przykład naprawa komputerów wygeneruje koszty związane z zakupem odpowiedniego oprogramowania testowego, ale już utworzenie warsztatu samochodowego wymaga sporych nakładów ze względu na konieczny osprzęt.
Z racji tego, że prowadząc działalność gospodarczą, ryzykujemy swoimi pieniędzmi, warto zrobić jak najwięcej, aby to ryzyko ograniczyć. Przede wszystkim dobrze dokładnie poznać rynek, na którym chcemy działać. To oznacza konieczność poszukania danych, niekiedy także umówienia się na kilka spotkań i porozmawiania. Przy okazji nauczymy się ważnej w biznesie umiejętności docierania do osób, które mogą się okazać pomocne.
Możemy również przeprowadzić badania rynkowe wśród znajomych lub sąsiadów. Jeśli nasz pomysł na biznes zakłada wytwarzanie nowych, niedostępnych wcześniej rodzajów produktów żywnościowych, to warto je przygotować i zaproponować do spróbowania znajomym sklepikarzom. Może zgodzą się także na to, aby poczęstować klientów. Innym sposobem mogą być przeróżne kiermasze i imprezy lokalne.
Jeśli chcemy wytwarzać coś bardziej skomplikowanego, warto poszukać firmy, która na nasze zlecenie przygotuje produkt. Dzięki temu poznamy lepiej ewentualne koszty produkcji. Zorientujemy się, czy na początku bardziej będzie się opłacało zlecać wytwarzanie, czy lepiej kupić lub wynająć maszyny niezbędne do produkcji naszego produktu.
Warto pamiętać, że poniesienie wydatków związanych z przyszłą działalnością przed jej formalną rejestracją nie oznacza, że nie będziemy ich mogli uwzględnić przy wyliczaniu podatku. Będzie to możliwe, o ile oczywiście firma zostanie założona i jeśli wydatki te będą miały ścisły związek z jej działalnością. Jest sporo interpretacji podatkowych i wyroków sądów administracyjnych, według których do kosztów firmowych można zaliczyć wydatki poniesione przed formalnym rozpoczęciem działalności. Ważne, aby te wydatki miały bezpośredni związek z działalnością gospodarczą. Tak sformułował to np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, w interpretacji indywidualnej z 7 września 2012 r., nr IPTPB1/415-299/12-6/DS.: „Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają unormowania, które zabraniałoby zaliczenia do kosztów wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Jednakże obowiązek udowodnienia powiązania poniesionego wydatku ze źródłem przychodu spoczywa na podatniku”.
Im więcej będziemy wiedzieli o rynku, o produkcie, o kosztach jego wytworzenia oraz o popycie, tym łatwiej sporządzimy wiarygodny biznesplan. Dla początkującego przedsiębiorcy taki formalny dokument to konieczność. Na jego podstawie bowiem można się ubiegać o finansowanie działalności – czy to w postaci kredytów, czy wsparcia unijnego, czy w postaci kapitału pozyskanego od wspólnika.
Zazwyczaj biznesplan składa się z kilku części, m.in. z informacji o firmie i branży, przedstawienia produktu lub usługi, którą chcemy podbić rynek, opisania rynku, na jakim chcemy działać, analizy mocnych i słabych stron naszego przedsięwzięcia, planów marketingowych oraz planów na przyszłość – jak widzimy nasz biznes za rok czy za trzy lata.
Wbrew pozorom będziemy potrzebować kilku wersji biznesplanu, w zależności od tego, komu będziemy chcieli go przedstawić. Przy ubieganiu się o kredyt przydatna będzie wersja, w której położymy większy nacisk na zabezpieczenia i sprawy finansowe. Jeśli zaś zechcemy pozyskać inwestora, lepiej będzie się bardziej przyłożyć do analizy rynku i do szans oraz zagrożeń z tym związanych. Jeszcze inna wersja biznesplanu będzie potrzebna przy ubieganiu się o wsparcie unijne, w którym duże znaczenie ma to, czy nasza firma wpisuje się w wymogi, jakie stawia się beneficjentom, i jak wpłynie na rozwój gospodarczy regionu. Wiele instytucji oferuje wsparcie przy tworzeniu biznesplanu.
Warto zacząć od PARP i od prowadzonego przez tę instytucję Krajowego Systemu Usług. Zazwyczaj instytucje, które oferują pomoc w tworzeniu biznesplanów, mają w ofercie również inne szkolenia. Warto sprawdzić, gdzie możemy skorzystać ze szkolenia w sprawach podatkowych i księgowych, w kwestiach marketingu, zgłębić zasady tworzenia umów handlowych. To, gdzie należy szukać wsparcia przy zakładaniu firmy, zależy m.in. od tego, gdzie chcemy uruchomić biznes, w jakim jesteśmy wieku i czym będzie się zajmować nasza firma.
Studenci mogą liczyć na pomoc m.in. Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości na własnych uczelniach. Mieszkańcy małych miast powinni poszukać albo Lokalnych Grup Działania, które mają często takie szkolenia w ofercie, albo zapytać w urzędzie, ewentualnie przejrzeć ofertę w najbliższym większym mieście. Można też zapoznać się z literaturą dotyczącą prowadzenia biznesu – tu pomocą znowu może służyć PARP, na której stronach internetowych umieszczono publikację „Jak zostać przedsiębiorcą?”.
Kiedy już dysponujemy biznesplanem, wiedzą o tym, czy i jaki jest popyt na nasz produkt lub usługę, znamy koszty wytworzenia produktu/usługi, zorientowaliśmy się, czy będziemy wytwarzać nasze produkty samodzielnie, ewentualnie czy jest na rynku podmiot, który zrobi to na nasze zlecenie, możemy zakładać firmę. Wtedy łatwiej wybrać formę prawną tejże firmy. Działalność gospodarcza zalecana jest w przypadku niewielkich biznesów, które mają niezbyt wysokie potrzeby kapitałowe. Koszty tej formy prawnej są niskie, na dodatek przez pierwsze dwa lata można korzystać z obniżonych stawek składek na ZUS.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma sens, jeśli zamierzamy pozyskać dodatkowego inwestora, który zasili firmę w zamian za udziały. Wprawdzie dość szybko można zmienić działalność gospodarczą w spółkę z o.o., ale specjaliści twierdzą, że takie rozwiązanie ma wady. Zaletą spółki z o.o. jest ograniczona odpowiedzialność finansowa wspólników – odpowiadają tylko do wysokości kapitału wniesionego do firmy, podczas gdy w przypadku działalności gospodarczej przedsiębiorca odpowiada całym majątkiem. Dlatego w przypadku firmy, która ma wysokie potrzeby kapitałowe, lepiej postawić na formę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Kiedy już mamy firmę, warto poszukać finansowania. Obecnie niełatwo uzyskać środki na uruchomienie firmy. Na taką pomoc z urzędów pracy mogą liczyć tylko osoby, które wcześniej nie prowadziły działalności i które co najmniej rok przebywały na bezrobociu. Również środki unijne na rozpoczęcie działalności gospodarczej są dość ograniczone.
Obecnie można je uzyskać na uruchomienie firmy działającej w bardziej tradycyjnych branżach tylko w ramach dwóch programów centralnych – „Wiedza Edukacja i Rozwój” oraz „Program Polska Wschodnia”. Także w niektórych Regionalnych Programach Operacyjnych można znaleźć środki na start. Informacje dotyczące tych programów są dostępne w urzędach pracy oraz w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich (ich lista jest zamieszczona na stronach Ministerstwa Rozwoju).
O wiele większe szanse mamy jednak na to, aby uzyskać pieniądze lub innego rodzaju wsparcie na rozwój firmy. W wielu programach operacyjnych są bowiem środki np. na badanie rynku albo różnego rodzaju formy wsparcia okołobiznesowego, m.in. w formie bonów, za które przedsiębiorca może uzyskać porady prawne czy marketingowe. Warto również przejrzeć dostępne dotacje – wyszukiwarka jest dostępna na stronach Ministerstwa Rozwoju – jako że można tam znaleźć wsparcie np. na niektóre rodzaje inwestycji. Przykładowo – firma, która chce się zajmować produkcją, będzie potrzebować odpowiednich pomieszczeń, tymczasem w niektórych RPO można uzyskać środki na rewitalizację starych budynków. RPO są także szansą dla firm, które mają albo zamierzają zatrudnić pracowników – bo na wsparcie tworzenia nowych miejsc pracy zaplanowano w ramach funduszy unijnych spore środki. Są też pieniądze na energooszczędne instalacje do produkcji lub ogrzewania pomieszczeń produkcyjnych.
Najbardziej oczywistym miejscem, w którym można poszukać pieniędzy na uruchomienie i rozwój firmy, jest jednak bank. Banki oferują obecnie dwa główne rodzaje kredytów dla przedsiębiorców. Pierwszy to kredyt obrotowy lub bieżący. W zasadzie to dwa odmienne rodzaje kredytów, ale ich przeznaczenie jest podobne – służą do finansowania bieżących zobowiązań firmy. To oznacza, że przedsiębiorca za środki z takiego kredytu może płacić za towary i usługi potrzebne do działalności firmy, a spłata kredytu następuje zazwyczaj wtedy, kiedy przedsiębiorca uzyskuje zapłatę od kontrahenta.
Ten rodzaj kredytu jest najbardziej popularny wśród przedsiębiorców z powodu dużej swobody w dysponowaniu środkami. Ze środków z takiego kredytu można uregulować wszystko, co stanowi bieżące zobowiązanie, chyba że bank w umowie wprowadzi dodatkowe ograniczenia. Oczywiście pieniądze z kredytu na działalność gospodarczą mogą zostać wydane wyłącznie na towary lub usługi związane z tą działalnością. Kwota kredytu zależy od kilku czynników, m.in. od stażu firmy i od tego, jak długo współpracujemy z bankiem (im staż dłuższy i dłuższa współpraca, tym większy kredyt można otrzymać), od generowanych przez firmę obrotów oraz od posiadanych zabezpieczeń. Zwykle są to kredyty udzielane w postaci tzw. linii kredytowych – przedsiębiorca uzyskuje limit, w ramach którego może się finansować, płaci zaś odsetki od kwoty, z jakiej aktualnie skorzystał.
Nieco bardziej wymagający jest kredyt inwestycyjny – udzielany już na wskazaną w umowie inwestycję. Przedsiębiorca we wniosku musi przedstawić nie tylko to, co chce kupić czy zbudować za uzyskane środki, lecz także to, jakich efektów gospodarczych się spodziewa oraz jaki jest harmonogram danej inwestycji. Jako że w grę wchodzą zazwyczaj większe kwoty, bank dokładniej kontroluje, czy środki rzeczywiście wydawane są na wskazany cel, i to, czy inwestycja postępuje zgodnie z planem (zwykle kolejna transza jest wypłacana po zakończeniu określonego etapu inwestycji).
Alternatywą dla kredytu, pozwalającą pozyskać konieczne do działalności firmy urządzenia czy maszyny, jest dobrze
rozwinięta na polskim rynku oferta leasingowa. W leasing można wziąć samochód, urządzenia, maszyny, inny sprzęt, a nawet całe linie produkcyjne. To rozwiązanie jest zwykle droższe niż zaciągnięcie kredytu, ale daje np. korzyści podatkowe.
Dla młodej firmy pewnym ograniczeniem jest okres, na jaki zawiera się umowę leasingową. Minimalny okres umowy to dwa lata, co oznacza, że firma musi się liczyć z koniecznością ponoszenia kosztów leasingu przez cały ten czas. Dla przedsiębiorcy, który dopiero rozpoczyna działalność i nie wie, czy za dwa lata będzie jeszcze na rynku, korzystniejszy od kredytu, ale również droższy, jest najem. Tutaj w zależności od tego, jaki przedmiot nas interesuje, można skorzystać z oferty firm leasingowych (coraz więcej ma w swojej ofercie najem), firm motoryzacyjnych, ewentualnie firm, które specjalizują się w wynajmie np. maszyn i urządzeń (to rozwiązanie popularne w branży budowlanej).
Początkujący przedsiębiorca może również skorzystać z finansowania, jakie oferują fundusze pożyczkowe. To instytucje, które zwykle działają lokalnie lub regionalnie. Oferują pożyczki z reguły na niższą w porównaniu z kredytem kwotę na działalność gospodarczą (zarówno na start, jak i przedsiębiorcom z większym stażem), często tańsze niż finansowanie bankowe. Istnieją jednak pewne obostrzenia, np. pożyczki nie są udzielane na zakup samochodów czy na bieżącą działalność przedsiębiorstwa. Lista funduszy pożyczkowych jest dostępna na stronach KSU PARP. Tu uwaga – zwykle te fundusze działają przy organizacjach lub agencjach, które wspierają rozwój lokalny.
Jak widać, uruchomienie firmy wymaga sporo pracy i przygotowań, ale są to działania, które będą procentować w przyszłości, gdyż ograniczą ryzyko szybkiego zakończenia działalności tejże firmy. Ci, którzy nie przyłożą się do przygotowań, mają mniejsze szanse na osiągnięcie sukcesu w biznesie. Ewentualnie będą musieli się nauczyć jeszcze więcej już w okresie, kiedy firma będzie działać. A wtedy i tak będą mieli mnóstwo obowiązków.
(AR, MS)
