Pozytywna ocena wniosku to start, nie finisz

Starając się o dotację z Funduszy Europejskich musisz wiedzieć, że dobre przygotowanie wniosku i zdobycie miejsca na liście projektów rekomendowanych do dofinansowania to dopiero początek drogi.

Podpisanie umowy

Aplikowanie o unijne dotacje od lat jest upraszczane. Szczególnie dotyczy to liczby załączników, które musisz dołączyć do wniosku. Są one jednak nadal niezbędne do podpisania umowy o dofinansowanie.

W zależności od rodzaju projektu ich liczba może wynieść kilkanaście lub maksymalnie kilkadziesiąt sztuk. Oprócz samego wniosku do podstawowych należą dokumenty rejestrowe, zaświadczenia o niezaleganiu z płatnościami podatków i ZUS. Kolejna grupa to oświadczenia składane na specjalnych formularzach potwierdzające np. wielkość przedsiębiorstwa, wielkość wykorzystanego limitu pomocy de minimis, niekaralność, brak pomocy na projekt z innych źródeł publicznych, kwalifikowalność podatku VAT czy prawo do dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu.

W wielu przypadkach wymagane jest zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 i kopia ostatecznej decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach. Jeżeli projekt zakłada prace budowlane, wymagana jest również kopia ostatecznego pozwolenia na budowę lub zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych. Do tego mogą dojść zaświadczenia i oświadczenia specyficzne dla twojego projektu.

Na podpisanie umowy zazwyczaj wyznaczony jest termin sześciu tygodni od opublikowania wyników oceny wniosków. W tym czasie powinieneś zgromadzić wymagane dokumenty.

Ścisłe procedury

Realizacja projektu objętego dofinansowaniem z funduszy unijnych musi przebiegać zgodnie z przyjętymi procedurami. Niektóre mogą wykraczać poza normalny zakres działania — szczególnie w przypadku mikro, małych i średnich firm. Podstawową jest prowadzenie dokumentacji.

Każdy dokument finansowy musi być odpowiednio opisany, zarchiwizowany oraz zaksięgowany w sposób łatwy do identyfikacji z projektem. Zakupy muszą być dokonywane zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków.

Specjalne procedury obowiązują przy wyborze dostawców i wykonawców — ich pominięcie spowoduje, że koszt nie zostanie objęty dofinansowaniem, a w skrajnym przypadku dotacja może zostać całkiem cofnięta.

Oczywistością wydaje się, że projekt musi być realizowany zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie, często jednak są z tym problemy. Pamiętaj — niemal każda zmiana musi być wcześniej zgłoszona i zaakceptowana przez instytucję, która udziela wsparcia. Podczas realizacji projektu będziesz przechodzić kontrole — dotyczące zarówno zgodności z przedmiotem projektu, jak i prawidłowości ponoszenia wydatków.

Monika Niewinowska

W PIGUŁCE

Po zakończeniu realizacji zadań przewidzianych w projekcie, rozliczeniu całości wydatków i ostatecznej wypłacie całości lub końcówki przyznanego dofinansowania rozpoczyna się tzw. okres trwałości. Dotyczy on głównie przedsięwzięć inwestycyjnych. To czas, w którym trzeba zachować efekty realizacji projektu w niezmienionym stanie. Nie wolno w tym okresie np. sprzedawać zakupionych urządzeń, zmniejszyć liczby osób zatrudnionych w wyniku realizacji projektu czy przenosić działalności do innego województwa, jeżeli dotacja przyznana była z programu regionalnego. Dla mikro, małych i średnich firm okres trwałości to trzy lata, dla dużych – pięć lat.